|
PERANGKAT DAERAH
|
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan |
|
PROGRAM
|
Program Pengelolaan Arsip (Persentase arsip statis yang telah dibuatkan sarana bantu temu balik) |
|
KEGIATAN
|
Program Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis |
|
SUB KEGIATAN
|
Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis |
|
KINERJA RESPONSIF GENDER
|
Penataan fisik arsip sesuai klasifikasi, Penataan arsip dalam media simpan aman, Pembersihan fisik arsip rutin, Pengendalian suhu & kelembaban ruang arsip, Pemberian kode lokasi arsip, Reproduksi arsip (copy/scan) untuk preservasi dan Pengamanan arsip penting. |
|
RENCANA CAPAIAN INDIKATOR KINERJA
|
Indikator Sub Kegiatan: Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis,Indikator Kegiatan: Penyusunan sarana bantu temu balik arsip,
Outcome Program: Melakukan Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya Pemeliharaan arsip yang dimaksud adalah kegitan preservasi dan restorasi arsip untuk menjaga keselamatan arsip secara fisik dan keamanannya secara isi dan informasi, sedangkan dengan volume arsip dalam jumlah yang banyak, akan menyebabkan kurang efisiensi dalam penyimpanannya, maka perlu dilakukan penyusutan. Untuk pelaksana Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis ada pada unit pencipta arsip yaitu PD, masyarakat pemerhati arsip, peneliti serta akademisi.,Impact: Kesetaraan akses informasi arsip, Meningkatkan partisipasi perempuan dalam pengelolaan arsip, Mengurangi bias gender dalam pembagian tugas,Mendukung lingkungan kerja inklusif dan adil, Penguatan kapasitas perempuan di bidang informasi serta Peningkatan profesionalisme bidang kearsipan tanpa diskriminasi., |
|
A. LATAR BELAKANG
|
-
Dasar Hukum :
Peraturan Walikota Surabaya Nomor 43 Tahun 2020 Tentang Pelaksanaan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 4 Tahun 2019 Tentang Pengarusutamaan, Perka anri no 31 tahun 2011 tentang Tata cara akuisisi arsip , perka anri no.27 tahun 2011 tentang pedoman penyusunan sarana bantu tembu kemali, temu balik sdip
-
Gambaran Umum :
Langkah 2: Jumlah orang yang terlibat dalam kegiatan Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis
Laki-laki sejumlah 10 orang
Perempuan sejumlah 5 orang
Rasio perbandingan
laki-laki 34 persen dan
wanita 66 persen, Pada arsip yang telah dibuatkan sarana bantu temu balik arsipnya.
Dengan petugas arsip sebagai berikut, yaitu Laki sejumlah 10 orang dan Perempuan sejumlah 15 orang, Kontrol:
Pejabat pengampu kegiatan
Eselon II yaitu Laki 1 orang
Eselon III Yaitu Laki 1 orang, Prempuan 3 orang
Ketua tim kerja:
Laki 3 orang, Prempuan 4 orang
Staff:
Laki 3 orang
Perempuan 7 orang, Akses pelatihan temu balik arsip dengan acuan dari ANRI, untuk peserta laki-laki 40 persen dan perempuan 60 persen, Tugas teknis dalam penyusunan daftar atau inventaris arsip. Perempuan lebih dominan dalam entri data dan laki-laki dominan penyusunan struktur arsip
Langkah 3: Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis dengan Persentase arsip statis yang telah dibuatkan sarana bantu temu balik, Proporsi jumlah laki-laki dan perempuan yang mempunyai akses dalam kegiatan masih belum setara, tetapi partisipasi perempuan mendapat porsi yang lebih banyak dalam hal ini, Proporsi Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis kegiatan untuk pelaksanaan pejabat pengampu kegiata dengan Jumlah Naskah Dinas yang Dilakukan Pemeliharaan dan Penyusutan yang dimana jumlah arsip inaktif yang dibuatkan daftar arsipnya. Untuk tenaga atau petugas pengolahan Arsip temu baliknya didominasi oleh perempuan., Adanya kesamaan peluang laki-laki dan perempuan untuk mendapat wawasan tentang arsip melalui kegiatan arsip statis yang telah dibuatkan sarana bantu temu balik dan penerima responsif gender.
Langkah 4: SDM meliputi Keterbatasan Sumber Daya
Produk hukum Sudah ada
Anggaran Sudah mencukupi
Sistem Masih terbatasnya
Sarana atau Prasarana Ada beberapa yang masih harus dipenuhi
Langkah 5: Kurangnya pemahaman terkait isu gender, Isu Gender menjadi bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kegiatan Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis, Pemahaman bahwa laki-laki lebih memiliki hak akses lebih tinggi, daripada perempuan dengan tingginya dinamika perpindahan pergantian personil penanggung jawab PUG di masing-masing perangkat daerah.
|
|
B. PENERIMA MANFAAT
|
Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya |
|
C. STRATEGI UNTUK MENCAPAI KINERJA
|
-
Tujuan Reformulasi:
Terselenggaranya tata kelola pemerintahan dan pelayanan publik yang efektif dan inovatif dan menjamin Ketersediaan Arsip, serta meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas, akuntabilitas penyelenggaraan pemerintah daerah melalui pengelolaan kearsipan yang berlaku.
- Rencana Aksi
- Aktifitas :
Melakukan Pemeliharaan Dan Penyusutan Arsip Dinamis untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya. Dengan menjaga kondisi fisik arsip serta lingkungan penyimpanannya yaitu menjamin kelestarian arsip dari kerusakan. Dengan prosedur preservasi arsip dengan cara Memilih media dan sarana penyimpanan yang tepat, Mengatur suhu dan kelembaban, Memberikan kamper dan silica gel, Melakukan fumigasi, Melakukan penjilidan ulang, Melakukan laminasi dan Mereproduksi arsip. Untuk prosedur restorasi arsip diperlukan
untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan
ditimbulkan. dengan melihat pada Persentase arsip statis yang telah dibuatkan sarana bantu temu balik untuk proses pelayanan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya.
- Metode Pelaksanaan :
- a. Identifikasi dan Penataan Arsip Dinamis meliputi:
Pengumpulan Arsip: Mengidentifikasi arsip yang masih aktif dan perlu disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan organisasi.
Klasifikasi Arsip: Mengelompokkan arsip berdasarkan kategori dan jangka waktu penyimpanannya.
Penataan Arsip: Menata arsip agar mudah diakses dan dipertahankan dengan sistem penyimpanan yang efektif, baik secara fisik maupun digital.
b. Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi:
Perawatan dan Pengecekan Berkala: Melakukan pemeriksaan secara rutin terhadap kondisi arsip, terutama arsip fisik, untuk memastikan bahwa arsip tidak rusak atau hilang.
Digitalisasi: Mengubah arsip fisik yang masih dalam bentuk kertas menjadi arsip digital untuk mempermudah akses dan pengelolaan.
Pengelolaan Keamanan Arsip: Menerapkan langkah-langkah untuk menjaga kerahasiaan dan keutuhan arsip, termasuk pengaturan akses dan penggunaan yang tepat.
Pembaruan dan Revisi: Memastikan bahwa arsip dinamis yang sudah usang atau tidak relevan lagi diperbarui atau disesuaikan.
c. Penyusutan Arsip Dinamis meliputi:
Evaluasi Masa Retensi Arsip: Menentukan masa retensi setiap arsip berdasarkan kebutuhan organisasi dan peraturan yang berlaku. Arsip yang sudah tidak diperlukan lagi untuk keperluan operasional atau hukum akan diproses untuk disusutkan.
Proses Penyusutan: Menghapus atau memusnahkan arsip yang sudah mencapai akhir masa retensinya dengan cara yang aman, seperti melalui pemusnahan fisik atau penghapusan digital.
Dokumentasi Penyusutan: Mencatat arsip yang telah disusutkan, termasuk tanggal, alasan, dan cara penyusutan untuk memastikan proses transparansi dan akuntabilitas.
d. Sosialisasi dan Pelatihan
Pelatihan kepada Staf: Menyelenggarakan pelatihan kepada staf terkait dengan prosedur pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis agar semua pihak memahami pentingnya pengelolaan arsip yang baik.
Sosialisasi Prosedur: Mengedukasi seluruh pihak dalam organisasi tentang kebijakan dan prosedur penyusutan arsip yang telah ditetapkan.
e. Pemantauan dan Evaluasi meliputi:
Pemantauan Proses: Melakukan pemantauan berkala untuk memastikan bahwa proses pemeliharaan dan penyusutan berjalan sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan.
Evaluasi Berkala: Mengevaluasi efektivitas metode pemeliharaan dan penyusutan yang diterapkan serta menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan organisasi.
- Jadwal :
Dilaksanakan pada tahun 2025
-
Biaya Yang Diperlukan: 813.764526
|