|
Visi:
Gotong Royong menuju Kota Dunia yang Maju, Humanis dan Berkelanjutan
Misi:
Membangun Sumber Daya Manusia (SDM) unggul, sehat jasmani dan rohani, produktif serta berkarakter melalui peningkatan akses dan kualitas pelayanan kesehatan, pendidikan dan kebutuhan dasar lainnya
Program:
Program Perlindungan Dan Penyelamatan Arsip (Persentase arsip yang dinilai dan direkomendasikan untuk dimusnahkan)
Kegiatan:
Pemusnahan Arsip Dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten atau Kota yang Memiliki Retensi di Bawah 10 (sepuluh) Tahun
Sub Kegiatan:
Penilaian, Penetapan, dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip yang Memiliki Retensi di Bawah 10 (Sepuluh) Tahun
Tujuan Kegitan Sub Kegiatan:
Mengurangi penumpukan arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, atau informatif, Menyelenggarakan pemusnahan arsip secara tertib, legal, dan dapat dipertanggungjawabkan, sesuai dengan ketentuan JRA (Jadwal Retensi Arsip), Menjaga integritas dan tertib arsip dengan memilah dan memusnahkan arsip sesuai prosedur serta Menurunkan Risiko Penyalahgunaan Informasi
Sasaran Sub Kegiatan:
Terlaksananya pemusnahan arsip secara legal, sistematis, dan akuntabel, Berkurangnya volume arsip inaktif yang tidak bernilai guna, Tersusunnya daftar arsip yang layak dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), Meningkatnya kesadaran dan kepatuhan unit kerja terhadap pengelolaan arsip sesuai siklus hidup arsip serta Terjaminnya keamanan dan kerahasiaan informasi dari arsip yang dimusnahkan
|
Dasar Hukum:
Peraturan Walikota Surabaya Nomor 43 Tahun 2020 Tentang Pelaksanaan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 4 Tahun 2019 Tentang Pengarusutamaan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah dasar hukum utama penilaian dan penetapan arsip yang boleh dimusnahkan.
Perka ANRI nomor 37 tahun 2016 tentang pedoman penyusutan arsip
Data Umum:
Jumlah orang yang terlibat dalam kegiatan Penilaian, Penetapan Dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Yang Memiliki Retensi Dibawah 10 Tahun.
Laki-laki sejumlah 10 orang
Perempuan sejumlah 15 orang
Rasio perbandingan
laki-laki : 34 persen dan
wanita : 66 persen
informasi arsip
Retensi dan status
Hasil Penilaian yaitu Rekomendasi penilaian (dipertahankan, dimusnahkan)
Penetapan Pemusnahan dan Pelaksanaan Pemusnahan (Surat keputusan atau pengesahan pemusnahan, Metode pemusnahan yang digunakan, Berita acara pelaksanaan pemusnahan serta Bukti dokumentasi proses pemusnahan)
|
Akses:
Penilaian, Penetapan Dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Yang Memiliki Retensi Dibawah 10 Tahun, dilakukan di Perangkat Daerah selaku pimpinan Pencipta Arsip dengan harus mendapatkan
persetujuan tertulis dari Walikota
Partisipasi:
Proporsi jumlah laki-laki dan perempuan yang mempunyai akses dalam kegiatan Penilaian, Penetapan Dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Yang Memiliki Retensi Dibawah 10 Tahun masih belum setara, tetapi partisipasi perempuan mendapat porsi yang lebih banyak dalam hal ini.
Kontrol:
Proporsi pejabat pengampu kegiatan Penilaian, Penetapan Dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Yang Memiliki Retensi Dibawah 10 Tahun didominasi oleh perempuan.
Manfaat:
Adanya kesamaan peluang laki-laki dan perempuan untuk mendapat wawasan tentang arsip melalui kegiatan Penilaian, Penetapan Dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Yang Memiliki Retensi Dibawah 10 Tahun, dan penerima responsif gender.
|
SDM yang Belum memadai.
Produk hukum Sudah ada.
Anggaran Kurang mencukupi.
Sistem Sudah mencukupi.
Sarana atau Prasarana Ada beberapa SDM yang Belum memadai. |
Kurangnya pemahaman terkait isu gender, Isu Gender menjadi bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kegiatan Penilaian, Penetapan Dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Yang Memiliki Retensi Dibawah 10 Tahun, Pemahaman bahwa laki-laki lebih memiliki hak akses lebih tinggi daripada perempuan serta tingginya dinamika perpindahan pergantian personil penanggung jawab PUG di masing-masing perangkat daerah. |
Tujuan Program :
Agar instansi perangkat daerah (PD) mampu melaksanakan Penilaian, Penetapan Dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Yang Memiliki Retensi Dibawah 10 Tahun. Dalam rangka penyusutan dan pemusnahan arsip di lembaga/instansi, Serta untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya.
Tujuan Kegiatan:
Memberikan pemahaman dan pengetahuan serta menginformasikan kepada pencipta arsip yaitu PD (Perangkat Daerah) tentang Penyusutan Arsip meliputi:
a. Pemindahan Arsip Inaktif
b. Pemusnahan Arsip dan
c. Penyerahan Arsip Statis |
1) Pencipta Arsip melakukan penyusutan arsip berdasarkan JRA
2) Dalam melakukan penyusutan arsip yang series arsipnya belum diatur dalam JRA, pencipta arsip harus melakukan penilaian arsip berdasarkan nilai guna arsip.
Dengan mengikuti peraturan perundang-undanga sesuai sasaran yaitu Perangkat Daerah selaku Unit pengolah/pencipta arsip dan berperan juga sebagai unit kearsipan II (UK II) |
Jenis dan Kategori Arsip, Informasi Retensi Arsip, Data Penilaian Arsip berdasarkan hasil evaluasi unit kearsipan, Dokumentasi Proses Penilaian dan Penetapan, Dasar Hukum dan Kebijakan peraturan kearsipan yang relevan. |
Indikator Aktifitas:
Pemusnahan Arsip Dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten atau Kota yang Memiliki Retensi di Bawah 10 (sepuluh) Tahun dengan melihat aktivitas penilaian pada nilai guna diarsip tersebut
Indikator Sub Kegiatan:
Penilaian, Penetapan arsip dan Pelaksanaan Pemusnahan arsip dengan retensi arsip dibawah 10 tahun
Indikator Kegiatan:
Penilaian, Penetapan arsip dan Pelaksanaan Pemusnahan arsip
Outcome Program:
Melakukan penilaian, penyusutan dan pemusnahan arsip dengan melihat Jumlah Arsip yang Dilakukan Penilaian, Penetapan dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip yang Memiliki Retensi di Bawah 10 (Sepuluh) Tahun dan yang dihasilkan adalah Dokumen proses penilaian, penetapan dan pelaksanaan pemusnahan arsip yang disusun.
Untuk pelaksananya adalah Perangkat Dearah selaku pencipta arsip dan merangkap unit kearsipan II yang bertugas melakukan kewenangan prosedur sesuai dengan aturan dan ketentuan perundang-undagan pemusnahan yang berlaku.
Impact:
Efisiensi Pengelolaan Arsip, Kepatuhan Regulasi (Memastikan proses pemusnahan arsip gender sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan jadwal retensi arsip), Pengurangan Risiko Legal dan Administratif, Optimalisasi Ruang Penyimpanan serta Transparansi dan Akuntabilitas Proses penilaian dan pemusnahan arsip terdokumentasi dengan baik sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
|
