GENDER BUDGET STATEMENT (GBS)
Bagian Umum Protokol dan Komunikasi Pimpinan

NAMA PERANGKAT DAERAH Bagian Umum Protokol dan Komunikasi Pimpinan
UNIT ORGANISASI Bagian Umum Protokol dan Komunikasi Pimpinan
TAHUN ANGGARAN 2023
PROGRAM Program Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah
KEGIATAN Penyediaan Jasa Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah
SUB KEGIATAN Penyediaan Jasa Surat Menyurat
TUJUAN SUB KEGIATAN Meningkatkan Kualitas Pelayanan Surat Menyurat yang baik.
KODE SUB KEGIATAN 4.01.01.2.08.01
ANALISIS SITUASI
  1. Data Pembuka wawasan
    • Penyediaan Jasa Surat Menyurat berupa penyelenggaraan aktifitas pengelolaan administrasi perkantoran dan proses penanganan surat masuk dan surat keluar;
    • Sesuai dengan amanah yang ada dalam Peraturan Walikota Surabaya Nomor 67 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surabaya, bahwa salah satu tugas dari Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian adalah memberikan pelayanan dalam Penyediaan Jasa Surat Menyurat.
    • Penyediaan Jasa Surat Menyurat yang diberikan kepada pengguna layanan berupa penyelenggaraan aktifitas pengelolaan administrasi perkantoran dan proses penanganan surat masuk dan surat keluar;
    • Berbagai kegiatan yang dilaksanakan antara lain menyusun rencana program dan kegiatan, mengelola keuangan, kepegawaian dan persuratan di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Surabaya, menyediakan kebutuhan alat tulis kantor, kertas/cover, cetak berkas/ kalender, serta fasilitasi pembuatan undangan kop garuda sesuai dengan kebutuhan Perangkat Daerah;
    • Dalam menunjang fasilitasi penyediaan jasa surat menyurat terdapat Loket Penerimaan Surat yang ada di Kantor Bagian Umum, Protokol dan Komunikasi Pimpinan yang terdiri dari Loket Surat Penerimaan dan Loket Penomoran Surat Keluar;
  2. Isu dan Faktor Kesenjangan Gender
    1. Faktor Kesenjangan :
      Akses:
      1. Masih belum adanya loket penerimaan surat yang terpisah gender di Kantor Bagian Umum, Protokol dan Komunikasi Pimpinan; 2. Masih kurangnya kemampuan untuk komunikasi yang baik dalam pelayanan surat menyurat dan masih kurangnya kemampuan komunikasi khusus dalam pelayanan surat menyurat bagi kaum difabel.
      Partisipasi:
      1. Mendahulukan pengirim surat yang difable / perempuan dengan usia lanjut karena belum adanya loket penerimaan surat masuk yang terpisah gender; 2. Membantu pengirim surat apabila mengalami kesulitan dalam memproses surat yang akan dikirimkan; 3. Meningkatkan kemampuan komunikasi bagi pegawai dan membuat SOP dan buku pedoman pelayanan surat.
      Kontrol:
      1. Menyediakan petugas laki – laki dan perempuan yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam pelayanan surat; 2. Melakukan pelatihan public speaking dalam pelayanan surat termasuk bahasa isyarat bagi kaum difabel. 3. Menyediakan ruang tunggu yang dilengkapi dengan meja kursi, dan peralatan pelayanan lainnya (seperti sound system, banner informasi pelayanan surat) untuk meningkatkan kualitas pelayanan; 4. Menyediakan pedoman bagi pegawai terkait komunikasi yang baik dalam pelayanan.
      Manfaat:
      1. Dengan menyediakan petugas laki-laki dan perempuan yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik akan dapat memberikan pelayanan yang cepat, akurat dan tepat waktu; 2. Dengan memberikan pelatihan public speaking dan bahasa isyarat bagi petugas akan mempermudah komunikasi dalam pelayanan; 3. Dengan menyediakan ruang tunggu (sarana dan prasarana) dapat meningkatkan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM); 4. Dengan penyediaan SOP dan buku pedoman maka pelayanan dapat dilaksanakan sesuai dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM).
    2. Sebab Kesenjangan Internal :
      1. Belum adanya pedoman baku mengenai komunikasi yang baik dalam pelayanan surat menyurat; 2. Keterbatasan penyediaan sarpras berdasarkan gender karena loket surat yang masih dipisahkan berdasarkan penerimaan surat masuk dan penomoran surat keluar.
    3. Sebab Kesenjangan Eksternal :
      1. Pengguna layanan yang mengirimkan surat pada loket surat mayoritas adalah laki – laki; 2. Jumlah permohonan penomoran surat lebih tinggi daripada pengiriman surat masuk secara fisik di loket surat sehingga pemisahan loket tidak berdasarkan gender, melainkan berdasarkan jenis surat masuk dan surat keluar.
CAPAIAN SUB KEGIATAN
  1. Tolak Ukur :
    Membangun Loket Surat yang terpisah gender dengan tujuan untuk meningkatkan kenyamanan dan keamaanan pengirim surat utamanya pengirim surat wanita dan kaum difabel.
  2. Indikator dan Target Kinerja :
    Output: 1. Meningkatkan kualitas pelayanan surat menyurat yang ada di Bagian Umum, Protokol dan Komunikasi Pimpinan; 2. Dapat memberikan pelayanan surat yang mudah, cepat, akurat dan tepat waktu.
    Outcome: Kualitas pelayanan surat menyurat menjadi lebih meningkat.
JUMLAH ANGGARAN SUB KEGIATAN(Rp.) 209099433
RENCANA AKSI
Aktivitas 1 Penyediaan Jasa Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah
Aktivitas 2 1. Penyediaan dan Pembangunan loket surat yang terpisah antara laki-laki dan perempuan (terpisah gender)/kaum difable; 2. Pelatihan public speaking bagi pegawai untuk meningkatkan kemampuan komunikasi yang baik dalam pelayanan ; 3. Penyusunan Buku Pedoman bagi pegawai terkait komunikasi yang baik dalam pelayanan.
Aktivitas 3 1. Penyediaan dan Pembangunan loket surat yang terpisah antara laki-laki dan perempuan (terpisah gender)/kaum difable
Aktivitas 4 2. Pelatihan public speaking bagi pegawai untuk meningkatkan kemampuan komunikasi yang baik dalam pelayanan
Aktivitas 5 3. Penyusunan Buku Pedoman bagi pegawai terkait komunikasi yang baik dalam pelayanan.
INDIKATOR OUTCOME / DAMPAK / HASIL SECARA LUAS Output:
1. Meningkatkan kualitas pelayanan surat menyurat yang ada di Bagian Umum, Protokol dan Komunikasi Pimpinan; 2. Dapat memberikan pelayanan surat yang mudah, cepat, akurat dan tepat waktu.
Outcome:
Kualitas pelayanan surat menyurat menjadi lebih meningkat.